以“數”提效 鑒史留檔存記憶

南方電網公司檔案管理工作邁向數字化

信息來源:南方電網報  發布時間2020-06-09

  張蕾和秦詩瓊對檔案進行案卷質量檢查。 岳浩 攝

 

  國際檔案日特別策劃

  從事檔案工作意味著要與千宗萬卷為伴,嚴謹、細致成為必須的工作精神。整理、分類、裝訂、歸檔……日復一日,年復一年。每一個“蘭臺人”猶如一盞暖暖的燈光,在自己的崗位上發光發熱,匯聚成一座燈塔,守護著時代的印記,承載著歷史的重任和囑托。

  5月25日,南方電網公司市場部員工楊勁鋒來到檔案處想借閱一份15年前的合同。檔案員黃佳琳在公司數字檔案館一體化平臺的“檔案檢索”功能區域輸入需查詢的合同名稱,該合同檔案所在的智能密集架位置、合同編號等信息在系統內一目了然。黃佳琳隨即在檔案室找到所需合同并完成登記借閱和歸還工作,全程耗時短、效率高。此次借閱記錄也被錄入數字檔案館系統,方便以后查詢。

  如此便捷的借閱體驗得益于南方電網公司“實體檔案館+數字檔案館”的建設布局。“之前只有實體檔案館,借閱等耗時耗力效率低。作為全國企業數字檔案館35家試點單位之一,公司從2018年開始建立‘四中心一門戶’(資源管控中心、安全保管中心、業務協作中心、信息利用中心、檔案門戶)的數字檔案館系統。目前,系統功能完善,整體運作高效、完善,形成具有南網特色的數字檔案館系統,全面支撐南網檔案業務管理,提升檔案信息化管理水平。”公司董事會部檔案處處長安華云告訴記者。

  6月9日,國際檔案日,這是屬于“蘭臺人”的節日。檔案猶如一位默默的記錄者,見證了公司的改革發展,并與公司一起成長。2017年,南方電網公司檔案處(館)正式成立。公司以“業務精湛、運作高效、央企領先、國內一流”為總體目標建設公司檔案館,目前形成了“1+3”制度體系、“實體檔案館+數字檔案館”建設布局,共保管文書檔案、建設項目檔案、會計檔案、審計檔案、合同檔案及實物檔案等17大門類共計7萬余卷(件),數字檔案47萬件電子文本。

  在南方電網數字檔案館的網站首頁,記者看到“四中心一門戶”功能板塊,門類清楚、功能細化。“你看,比如在‘信息利用中心’板塊下有檔案借閱、檔案檢索等功能菜單,而‘資源管控中心’功能板塊有檔案管理、工程項目管理等子菜單。”公司董事會部檔案處主管劉之陽向記者演示系統操作過程,“針對工程項目檔案,在工程項目管理菜單下有檔案交底、中間檢查、歸檔審查和采集監控4個功能項,可實現檔案交底、中間檢查、歸檔審查全過程系統管理,還可遠程監控參建單位是否按時錄入項目資料。”

  目前,數字檔案館系統試點建設項目已完成系統研發、功能驗證、第三方測試,并在公司總部、廣東電網公司上線試運行,運行狀況良好,預計2021年實現全網推廣使用。同時,為應對數字化發展趨勢,適應公司數字化轉型,配合國家電子文件歸檔和電子檔案管理要求,公司檔案處(館)組織開展了“電子文件歸檔的單軌制及檔案創新管理模式研究”,對公司“6+1”等各業務系統產生的電子文件進行調研梳理,編制南方電網公司電子文件歸檔管理技術規范,從組織體系、管理體系、技術體系等方面分析提出“數字單軌”實施提出解決方案,實現業務活動的電子化、無紙化歸檔,為下一步公司檔案數字化、業務標準化、管理科學化向縱深發展打下基礎。

  南網傳媒全媒體記者 孫藝璇

  >>數說

  ●公司系統各單位共有室存紙質檔案6959067卷、13845746件,總排架長度258123延長米,有電子檔案133725GB,照片檔案1185912張,錄音、錄像、影片檔案56563盤,實物檔案155873件。

  ●本年接收紙質檔案573135卷、1084694件,電子檔案20300GB,照片檔案90870張,錄音、錄像、影片檔案1927盤,實物檔案9424件;

  ●公司各單位本年利用檔案108193人次、434350卷(件)次,本年編研成果1511種,2689萬字。

  ●公司系統各級單位檔案室總建筑面積120205平方米,其中檔案庫房建筑面積90463平方米。

  >>故事

  廣西電網公司檔案室:

  默默堅守的“蘭臺人”

  “檔案如同一個資源寶庫,記錄了一個企業成長發展的過程和員工的職業生涯。”廣西電網公司檔案室文書檔案管理專責張蕾說。在她看來,檔案的本質屬性是原始記錄性。她曾在文書材料名稱和年份等信息都模糊的情況下,在檔案排架長度近1500米的檔案庫房中,不到一個小時就為廣西送變電公司退休員工李日紅找到了1986年軍隊轉業介紹信,幫助老人提供有效的工齡證明,從而避免補交上萬元的社保金。

  檔案工作并不容易,需要強大的記憶力、專業度和嚴謹的職業精神。“在工作中不斷學習是常態,需要經常學習不同領域的專業知識,確保收集材料時的專業度,更好地評估檔案歸檔的價值。”廣西電網公司檔案室年輕員工秦詩瓊說。

  2019年是廣西電網公司本部檔案室迎接南方電網公司檔案評價工作的“迎考年”。張蕾、秦詩瓊和同事們對照南方電網公司檔案工作評價標準開展自查,整理全宗卷材料720件,編寫年鑒、組織機構沿革、全宗介紹、制度匯編、工程項目簡介等檔案編研成果16本,對近3年歸檔整理的2.3萬件(卷)檔案進行了案卷質量檢查。

  默默堅守的幕后“蘭臺人”也有臺前的高光時刻。2019年10月,廣西電網公司檔案室的《光明之路——檔案里看廣西電網建設發展》微視頻獲得國家檔案局建設項目檔案微視頻三等獎。2020年4月28日,廣西電網公司本部檔案室獲得廣西電網公司“工人先鋒號”榮譽稱號。

  萬麗娟:

  “保持熱愛是最大的動力”

  將一件事堅持做幾天、十幾天、幾個月容易,但是堅持做27年并在熱愛中做出成績,并不容易。5月29日是萬麗娟在崗工作的最后一天。“告別共事多年的同事,搬離熟悉的辦公室,有些許不舍。太多的思緒涌上心頭,人生的黃金期在檔案工作中歷練和成長。”

  從事檔案工作27年,她始終保持著一顆“赤誠之心”,兢兢業業地在崗位上發光發熱。27年間,她從普通的檔案管理員成長為貴州省檔案專家,2018年被評選為南方電網公司綜合和基建項目檔案專家。

  在她的主導下提出的集中式檔案管理方式是她職業生涯中濃墨重彩的一筆,這種檔案管理方式成為貴州電網公司檔案管理的一次創新。1998年,她開始主導建設集中式的檔案管理方式,一方面從制度上制定貴州電網公司統一的標準和規范,從1998年主導編寫第一版,經過多年不斷摸索和完善,2018年形成《貴州電網有限責任公司檔案管理實施細則》等制度規范,為檔案管理工作提供制度保障;另一方面,2006年她開始主導參與設計貴州電網公司統一的數字檔案館系統,通過信息化手段對檔案工作進行規范化管理。《集約型數字檔案信息管理研究》獲國家檔案局2012年科技成果三等獎,這是貴州電力行業檔案專業獲得的首個省部級獎。

  “這是我職業生涯中非常有意義的一件事情,通過努力把貴州電網公司的檔案工作理順,提升檔案管理水平,這么多年的努力都是值得的。”萬麗娟說。

  布饒依慧:

  “基建工程在哪里,檔案就跟到哪里”

  “不是在施工現場,就是在去施工現場的路上。”這是布饒依慧2019年一整年的工作狀態,一年里她有300天左右在外出差作業或在基建工作現場度過。“自己都不著家了,家人一年到頭都見不了幾次面,還好他們理解我。”她打趣道。

  她在超高壓公司基建部門負責項目檔案管理工作,超高壓公司西電東送主網架從“三交一直”發展到昆柳龍投產后的“八交十直”,幾乎每年投產一個重大工程,基建項目檔案工作始終處于多項目同步推進、各環節交叉開展的超負荷運轉狀態。這就需要探索建立科學規范的檔案管理體系,為項目創建國優、行優提供堅強保障。

  因此,布饒依慧需要經常出差到項目現場進行工程檔案交底和現場業務培訓。現場開工檔案技術交底、不定期不間斷檔案培訓、季度嚴查檔案問題及整改閉環工作……她是施工參建單位眼中一顆“小辣椒”,不講情面只講標準和規范,在昆柳龍直流工程和云貴互聯工程開工伊始,她便長期駐守昆北換流站、祿勸換流站,經常往線路管轄標段項目部跑,來回奔赴在換流站和線路駐點間長達一個月之久。

  昆柳龍直流工程昆北換流站從開工至今,完成月度檔案檢查不少于30次,檔案整改閉環率達95%。工程三通一平已完成組立卷工作,土建、電氣也已規范有序地整理形成檔案共計9770份,與工程同步。

  6月1日,已經成為準媽媽的她接到云貴互聯工程線路1—3標檔案管理工作任務后,立即收拾行囊,乘車2個多小時趕赴昆明市尋甸縣線路3標吉林送變電施工單位駐點開展工作。為電力項目建設“保駕護航”,她一直在路上。

股票涨跌即将涨停